어떤 조직이 효율적으로 운영되는지 판단하려면, 회의에 참가해 보면 쉽게 알 수 있습니다. 회의 과정이 비효율적인 조직은 업무도 비효율적으로 처리할 가능성이 높습니다. 최근에 회의를 자주 참석해 보면서, 어떻게 하면 회의를 효율적으로 할 수 있을지 생각해 봤습니다.
둘째, 아무에게나 발언권을 주면 안 됩니다. 회의를 하다 보면 몇몇 사람만 계속 얘기를 하고, 다른 사람은 듣고만 있게 됩니다. 이건 전적으로 회의 진행자의 실수입니다. 회의에선 모든 사람이 공평한 발언 기회를 갖되, 필요 이상으로 얘기를 많이 하지 않도록 조정해야 합니다. 개인당 발언 시간 제한을 두는 방법이 제일 나을 것입니다.
셋째, 회의 내용에 대해서 사전에 문서 공유를 해야 합니다. 회의에 참석해서야 회의의 내용을 알게 되는 것은 참가자가 미리 준비를 하지 못하게 되는 단점이 있을 뿐만 아니라, 회의 시간이 회의 내용을 이해하느라 소모된다는 단점까지 있습니다. 사전에 모두가 알고 있어야 하는 내용은 미리 전달해 주고, 회의 도중에 생각나는 것은 회의 때에 이야기하는 식이 돼야 합니다.
넷째, 회의와 관련 있는 얘기만 하도록 해야 합니다. 회의를 하다 보면 의제와 전혀 무관하거나 당장은 필요 없는 얘기가 종종 나옵니다. 그런 얘기가 도움이 될 수는 있지만, 의제에 대한 집중도를 떨어트리고 회의에서 다뤄야 할 중요할 내용을 제대로 다루지 못하게 만드는 문제가 생깁니다.
다섯째, 자세한 얘기는 당사자끼리 얘기하도록 해야 합니다. 회의 시간에 모두가 들을 필요가 없는 얘기는 관련된 당사자끼리 따로 모여서 얘기하는 게, 모두의 시간을 조금이라도 덜 낭비하게 만듭니다.
여섯째, 회의 진행 도중의 기록을 반드시 남겨야 합니다. 회의를 하면 아무 기록도 남기지 않고 얘기만 하다가 끝나는 때가 잦습니다. 회의를 했다면 반드시 어떤 기록이 남아서 업무에 활용돼야 합니다.
관리자는 어떻게 하면 회의를 효과적으로 진행할 수 있을지 계속 고민해야 합니다.
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